個人情報保護方針

新日本コンピュータサービス株式会社 (以下当社といいます) は、ホテル・旅館システムの開発、販売、サポート等を主たる業務として行う会社として、個人情報の重要性を認識し、個人情報を保護することが社会的責務であると考え、個人情報保護方針を定め、これを実施し、かつ維持することを宣言いたします。


個人情報の安全管理措置について

  1. 当社は、すべての事業で取扱う個人情報及び従業員等の個人情報の取扱いに関し、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。さらに、日本工業規格「個人情報保護マネジメントシステム―要求事項」（JIS Q15001）に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、個人情報を保護いたします。
  2. 当社は、個人情報の取得、利用にあたっては、その利用目的を特定することとし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）は いたしません。また、目的外利用を行わないために、適切な管理措置を講じます。
  3. 当社は、ご本人の同意を得ている場合や法令にもとづく場合等を除き、取得した個人情報を第三者に提供することはいたしません。
  4. 当社は、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談を受けた場合は、その内容について迅速に事実関係等を調査し、合理的な期間内に誠意をもって対応いたします。
  5. 当社は、取得した個人情報を適切に管理するため、組織的・人的・物理的・技術的な安全対策措置を講じ、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正に取り組みます。
  6. 当社は、社会情勢・環境の変化を踏まえて、継続的に個人情報保護マネジメントシステムを見直し、個人情報保護への取り組みを改善していきます。
  7. 当社は、個人情報保護のための体制整備、従業員に対する教育・啓発活動、個人情報を取扱うエリアへの入退管理およびアクセス制御、ウイルス対策ソフトの導入等の情報セキュリティ施策によって、個人情報の安全管理措置を講じています。また、当社所定の保存期間が経過した個人情報は、適切な方法で確実に廃棄または消去します。さらに、これらの安全管理措置が適切に講じられていることを担保するために第三者機関による情報セキュリティに関する認証を取得し、継続的に個人情報保護体制を維持、改善していきます。

制定：平成26年 9月 1日
改定：令和5年 12月 1日

新日本コンピュータサービス株式会社
代表取締役社長　伊原　成美

［個人情報の取扱いについてのお問い合わせ先］
新日本コンピュータサービス株式会社
代表取締役社長　伊原　成美
〒321-0952 栃木県宇都宮市泉が丘5-7-11
苦情・相談窓口
電話：028-660-1160
Fax：028-660-1161
受付時間：9時～17時30分（土日祝日、年末年始は除く）

個人情報の取扱い

新日本コンピュータサービス株式会社
個人情報保護管理者　常務取締役

１．個人情報の利用目的について

当社は、個人情報を下記業務ならびに利用目的の達成に必要な範囲で利用いたします。

  1. （１）業務内容
    • ホテル・旅館専用システムの開発・販売・サポート
    • その他業種用システムの開発・販売・サポート
    • ソフトウェアならびにハードウェアの保守管理
    • システム納品時におけるユーザー先での操作運用指導
    • サーバー、パソコン、各種入出力装置の販売・管理
    • トータルネットワークシステム等に係わる機器及び周辺機器全般の販売・管理
    • ユーザー先への訪問による点検・保守・修理
    • 電話・リモートメンテナンスによるお客様対応
  2. （２）利用目的

      ＜お客様・お取引先様の個人情報＞

    • 当社業務に関する契約や法律等に基づく権利の行使や義務の履行のため（＊）
    • 当社業務の適切かつ円滑な遂行のため（＊）
    • お取引に伴う業務上の連絡や挨拶状の送付等、お客さまとのお取引の適切かつ円滑な遂行のため（＊）　※ただし委託業務は対象外とする
    • お客様・お取引先様からのご依頼やお問い合わせに対するご回答、サービスの提供、ご依頼物の発送のため（＊）
    • 他の事業者等から開発業務等に関する個人情報を提供された場合等において、委託された当該業務の適切かつ円滑な遂行のため

      • ＜従業者・採用応募者・退職者の個人情報＞

    • 当社の採用選考のため（＊）
    • 従業者の雇用管理のため（＊）
    • 退職者への情報提供及び連絡等のため（＊）

      • ＜株主様の個人情報＞

    • 会社法に基づく権利の行使・義務の履行のため（＊）
    • 株主としての地位に関し、当社から各種便宜を供与するため（＊）
    • 各種法令に基づく所定の基準による株主のデータを作成する等、株主管理のため（＊）

      • ＜従業者・採用活動における内定者・外部有職者・株主等の特定個人情報＞

    • 当社が、法令に基づき、従業者・採用活動における内定者・外部有職者・株主等の個人番号を、給与所得の源泉徴収票、支払調書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の書類に記載して、行政機関等及び健康保険組合等に提出する事務のため（＊）

上記（２）のうち、開示対象個人情報の利用目的は（＊）です。

２．開示、訂正等の手続きについて

当社は、ご本人からの開示対象個人情報の開示、利用目的の通知、開示対象個人情報の内容が事実に反する場合等における訂正等、利用停止等及び第三者提供の停止（以下「開示等」という。）のご請求を受付いたします。

  1. （１）開示等の求めの申し出先
    • 苦情・相談窓口
    • 郵送でご請求いただく場合は、下記宛に、所定の請求書に必要書類を添付のうえ、ご郵送ください。
      〒321-0952　栃木県宇都宮市泉が丘5丁目7番11号
      新日本コンピュータサービス株式会社「苦情・相談窓口」
  2. （２）ご提出いただくもの
    • 個人情報利用目的の通知・開示請求書
    • 個人情報訂正等請求書
    • 個人情報利用停止等請求書
    • 本人確認のための書類（運転免許証、パスポートなど）
    • 法定代理人の場合は、上記４に加え、法定代理権があることを確認する書類

      • ※ご提出いただいた書類に記載された要配慮個人情報については、あらかじめ塗り潰した上でご提出下さい。当社受領時に塗り潰されていない場合は、当社にて塗り潰すことにより取得しないものとさせていただきます。

    • 個人情報第三者への提供記録簿（開示等申請書）

      • ※第三者提供記録開示申請書のダウンロードはこちら

  3. （３）手数料

    4. 当該ご請求のうち、開示のご請求及び利用目的の通知のご請求につきましては、１回のご請求につき、1,000円の手数料をご負担いただきますので、あらかじめご了承ください。なお、郵送でご請求いただく場合は、振込み等により、手数料をいただきます。

    開示等のご請求の具体的な手続きにつきましては、下記の窓口までお問い合わせください。

３．個人情報の取扱いに関するご相談・苦情について

当社は、個人データの適正な取り扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しています。
個人情報の取扱いに関するご相談や苦情等のお問い合わせについては、下記の窓口までご連絡いただきますよう、お願い申し上げます。

［個人情報の取扱いについてのお問い合わせ先］
新日本コンピュータサービス株式会社
代表取締役社長　伊原　成美
〒321-0952 栃木県宇都宮市泉が丘5-7-11
苦情・相談窓口
電話：028-660-1160
Fax：028-660-1161
受付時間：9時～17時30分（土日祝日、年末年始は除く）

当社は、次の認定個人情報保護団体の対象事業者となっております。認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決申出先は次のとおりです。
（当社の商品・サービスに関する問合せ先ではありません。）

［認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先］
認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先：認定個人情報保護団体事務局
住所：〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内
電話番号：03-5860-7565　／　0120-700-779

※開示対象個人情報とは、「体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するもの」を指します。